10 étapes Pour la Comptabilité De Votre Start-Up ou Petite Entreprise

10 étapes Pour la Comptabilité De Votre Start-Up ou Petite Entreprise

Guide comptabilité de petites entreprises start up

Cet article a été rédigé par Kendra Murphy de Bench Accounting.

Vous êtes sur le point de lancer votre boutique en ligne (ou peut-être que vous l’avez déjà fait) — félicitations ! Il faut de la persévérance et de la passion pour arriver là où vous en êtes. Cependant, comme vous le savez, le fait de gérer une entreprise permet de vivre des expériences enrichissantes, mais qui requièrent aussi beaucoup de travail et d’investissement de votre part. Avec votre lancement, vous allez devoir gérer les tâches de comptabilité inhérentes au fait de posséder une boutique. Cette liste de 10 étapes pour la gestion et la tenue de la comptabilité de votre startup ou de votre petite entreprise vous donnera la confiance nécessaire pour savoir que vous êtes prêt à vous lancer, et que vous pouvez vous concentrer sur l’élément suivant de votre liste des tâches d’entreprise.

1. Ouvrez Un Compte Bancaire

Après avoir enregistré légalement votre entreprise, vous aurez besoin d’un endroit pour garder le revenu que votre entreprise génère. Avoir un compte bancaire séparé permet de conserver des registres distincts et vous facilitera la vie à l’heure de payer vos impôts. Notez que les SARL, les associations et les entreprises sont légalement tenues d’avoir un compte bancaire distinct. Les entrepreneurs individuels ne sont pas tenus légalement d’avoir un compte distinct, mais c’est certainement très recommandé.

Commencez par ouvrir un compte courant d’entreprise, et ensuite tout autre compte d’épargne qui vous aidera à gérer vos fonds et à planifier le paiement de vos impôts. Par exemple, vous pouvez créer un compte d’épargne pour y garder un petit pourcentage de chaque paiement comme votre retenue d’impôts de travailleur indépendant. Ensuite, vous devrez envisager d’acquérir une carte bancaire pour commencer à construire le crédit de votre entreprise. Les entreprises et les SARL sont tenues d’utiliser une carte de crédit distincte pour éviter de mélanger les actifs personnels et ceux de l‘entreprise.

Avant d’aller discuter avec une banque pour ouvrir un compte, renseignez-vous bien. Comparez les différents comptes d’entreprise disponibles et les structures des frais qui y sont associés. Les frais associés à la plupart des comptes courants d’entreprise sont plus élevés que ceux des comptes personnels, donc, faites attention à ce que vous allez choisir.

Pour pouvoir ouvrir un compte bancaire d’entreprise, vous êtes tenu d’avoir un nom d’entreprise et une activité enregistrée ; et souvent, d’être inscrit dans votre État ou votre province. Demandez à la banque en question quels documents vous devrez apporter pour le jour du rendez-vous.

2. Réalisez Le Suivi de Vos Frais

La fondation d’une bonne tenue de registres d’affaires repose sur le fait d’apprendre à contrôler vos dépenses de manière efficace. C’est une étape cruciale qui vous permet de contrôler la croissance de votre entreprise, de construire les états financiers de votre entreprise, de faire un suivi de vos dépenses déductibles, de préparer les déclarations d’impôts, et de soutenir ce que vous déclarez dans votre déclaration de revenus.

Dès le début, vous devriez établir un système pour organiser les reçus, les factures, et les autres documents importants. Vous pouvez choisir de gérer ce processus d’une manière simple et « vieux jeu », ou vous pouvez utiliser un service comme ShoeBoxed. Pour les propriétaires de magasins aux États-Unis, l’IRS ne vous oblige pas à conserver les reçus pour les frais de moins de 75,00 $ ; néanmoins, ce serait une bonne habitude à prendre.

Il existe cinq types de factures et reçus auxquels vous devriez faire attention :

  • Repas et divertissement : Programmer une réunion d’affaires dans un café ou un restaurant est une bonne option, mais assurez-vous de bien la documenter. À l’arrière du reçu, notez qui a assisté ainsi que le but de la réunion ou de la sortie.
  • Voyages d’affaires : L’IRS et l'ARC se méfient un peu des personnes qui classifient leurs dépenses personnelles comme dépenses d’entreprise. Heureusement, vos reçus fournissent aussi une preuve « sur papier » concernant vos activités professionnelles, même si vous êtes en déplacement.
  • Dépenses liées à votre véhicule : Notez où, quand et pourquoi vous avez utilisé le véhicule de l’entreprise, et appliquez le pourcentage d’utilisation aux frais liés au véhicule en question.
  • Reçus de cadeaux : Pour des cadeaux, comme des billets de concert par exemple, il importe de savoir si la personne qui offre le cadeau assiste à l’événement avec la personne qui le reçoit. Si c’est le cas, la dépense devrait être catégorisée comme divertissement, plutôt que cadeau. Notez ces détails sur le reçu.
  • Frais du bureau à domicile : Comme pour les frais de véhicule, vous devrez déduire de vos frais généraux le pourcentage des frais liés à la gestion de votre entreprise, et faire de même pour toutes les dépenses relatives à votre activité à domicile.

Démarrer votre entreprise depuis votre domicile peut être une très bonne manière de minimiser les dépenses ; en outre, vous allez pouvoir bénéficier de certains allègements fiscaux. Vous pourrez déduire de votre chiffre d'affaires une grande partie de vos frais de bureau à domicile relatifs à votre activité professionnelle ; comme ceux de votre connexion Internet, de votre téléphone portable, et vos autres frais de transport liés à vos déplacements professionnels (ainsi que ceux liés aux courses d’affaires). Toute dépense utilisée à la fois à des fins personnelles et professionnelles doit refléter l’usage mixte. Par exemple, si vous possédez un téléphone portable, vous pouvez déduire le pourcentage d’utilisation de l’appareil à des fins professionnelles. Les frais de carburant sont déductibles à 100 % ; assurez-vous juste de conserver vos reçus et de tenir un journal de vos déplacements d’affaires (l’endroit où vous vous rendez ainsi que le but du voyage).

3. Mettez En Place Un Système de Tenue de Livres Comptables

Avant de commencer à expliquer comment établir un système de tenue de livres comptables, il est utile de comprendre exactement ce que cela signifie. La tenue de livres comptables est le processus journalier consistant à enregistrer les transactions, à les catégoriser, et à effectuer le rapprochement de vos relevés bancaires.

La comptabilité sert à analyser le progrès de l’entreprise en prenant en considération les données regroupées par le teneur de livres pour la création des états financiers.

En tant que nouveau propriétaire d’entreprise, vous aurez besoin de déterminer quelle méthode de tenue de livres comptables utiliser :

  1. Vous pouvez choisir de faire tout vous-même et d’utiliser un logiciel de comptabilité tel que Quickbooks ou Wave. Sinon, vous pouvez utiliser une simple feuille de calcul Excel.
  2. Vous avez l’option de faire appel aux services d’un teneur de livres comptables à temps partiel ou externalisé, qui est soit local, soit disponible en ligne comme sur Bench Accounting.
  3. Une fois que votre entreprise se sera assez développée, vous pourrez choisir d’engager un teneur de registre au sein de votre équipe interne.

Avec autant d’options disponibles, vous êtes sûr de trouver une solution pour la tenue de vos livres comptables qui conviendra à vos besoins.

Les propriétaires d’entreprises résidant aux États-Unis et au Canada doivent déterminer s’ils vont utiliser la méthode de comptabilité de caisse ou la méthode de comptabilité d’exercice. Jetons un œil aux différences entre les deux méthodes :

  • Méthode de comptabilité de caisse : Les dépenses sont comptabilisées uniquement lorsqu'elles ont été payées, et les revenus sont comptabilisés uniquement lorsqu'ils ont été reçus ou versés.
  • Méthode de comptabilité d’exercice : Les dépenses et les revenus sont comptabilisés lorsque la transaction a lieu (même si l’argent n’a pas encore été versé dans le compte bancaire) ; cette méthode nécessite le suivi des créances et des dettes.

Techniquement, les Canadiens se doivent d’utiliser la méthode de comptabilité d'exercice ; mais pour simplifier les choses, vous pouvez utiliser la méthode de comptabilité de caisse tout au long de l'année, et ensuite réaliser un simple ajustement en fin d'année pour tenir compte des créances impayées et des dettes à des fins fiscales.

Les propriétaires d’entreprises américains peuvent utiliser la méthode de comptabilité de caisse si les revenus sont en dessous de cinq millions de dollars ; sinon, ils doivent utiliser la méthode de comptabilité d’exercice.

4. Mettez En Place Un Système de Rémunération

En tant que nouveau propriétaire d’une boutique en ligne, vous allez certainement vouloir tout gérer tout seul. Cependant, peut-être que vous allez engager un employé à temps partiel qui pourra vous aider, ou un freelance pour la création de votre logo. Vous devrez immédiatement décider si cet individu sera un employé ou un freelance. Pour les employés, vous devrez établir un calendrier de paie et vous assurer que vous retenez les impôts correspondants correctement ; il y a beaucoup de services qui peuvent vous aider à gérer cela. Pour les freelances, assurez-vous de faire le suivi des montants que vous leur versez individuellement. En fonction de votre lieu de résidence, il est aussi possible que vous ayez à remplir à des fins fiscales certaines fiches relatives aux freelances que vous engagez (vous aurez besoin de garder leurs noms et adresses pour cela).

5. Renseignez-Vous sur Les Taxes d’Importation

En fonction de votre modèle d’entreprise (ou business modèle), vous pourriez planifier d’acheter et d’importer des marchandises d’autres pays pour les vendre dans votre magasin. Lorsque vous importez des produits, vous allez sûrement être sujet à des taxes et à des droits de douane. Il y a des frais que votre pays impose sur les marchandises entrantes. Prenez un peu de temps pour vous renseigner sur les procédures liées à l’importation de produits dans votre pays et les taxes correspondantes, pour bien connaître les règles dès le début. Aussi, si vous allez importer des marchandises, Duty Calculator peut vous aider à estimer les frais que votre entreprise devra payer et à planifier les coûts correspondants.  

6. Déterminez Comment Vous Allez Recevoir Vos Paiements

Lorsque vous commencerez à réaliser des ventes, vous aurez besoin d’un moyen pour accepter les paiements. Si vous êtes propriétaire d’une boutique Shopify, vous pourrez (en fonction du pays où vous résidez) facilement accepter des paiements via la solution de paiement intégrée de Shopify. Cela vous évitera les difficultés associées à l’ouverture d’un compte marchand ou à l’utilisation d’autres passerelles de paiement.

Si vous voulez accepter les paiements par carte de crédit sans utiliser les paiements de Shopify, vous aurez besoin de créer un compte marchand ou d’utiliser un processeur de paiement tiers comme PayPal. Un compte marchand est un type de compte bancaire qui permet à votre entreprise d’accepter les paiements de vos clients par carte de crédit. Si vous utilisez un processeur de paiement tiers, les frais sont généralement autour de 2,9% + 0,30 $ par transaction. Vous pouvez consulter cette liste qui vous aidera à trouver une passerelle de paiement adaptée à votre lieu de résidence.

7. Établissez Des Procédures Relatives à La Taxe de Vente 

Le monde du e-commerce a « secoué » les réglementations fiscales relatives à la taxe de vente, en raison de la confusion engendrée par les problèmes d’emplacement géographique. Lorsqu’un client se rend dans un magasin physique, il paie une taxe de vente correspondant à l’État ou la province où l’achat est effectué. Le fait qu’il réside autre part, ou bien qu’il soit venu d’un autre pays pour passer des vacances n’a aucun impact sur la taxe de vente payée dans ce cas. Cependant, lorsque vous vendez en ligne, vous vendez à des clients qui vivent dans différents États, provinces, villes et même pays.

Vendre à des clients internationaux peut être plus facile que de vendre à des clients qui résident sur le territoire national, car vous n’avez souvent pas besoin de facturer des taxes de vente lorsque vous vendez à des clients qui résident à l‘étranger. Vous devrez dans tous les cas demander conseil à votre comptable, qui vous conseillera en fonction de votre lieu de résidence sur les démarches à suivre concernant les taxes relatives aux ventes réalisées à l’international.

8. Déterminez Vos Obligations Fiscales

Les obligations fiscales varient en fonction de la structure légale de l’entreprise. Si vous êtes un travailleur autonome, vous déclarerez votre revenu professionnel dans votre déclaration personnelle d’impôts. Les entreprises, quant à elles, sont des entités fiscales distinctes et sont taxées indépendamment des propriétaires. Votre revenu provenant de l’entreprise sera taxé comme si vous étiez un employé.

Les travailleurs indépendants doivent retenir les impôts de leur revenu et les remettre au gouvernement, au lieu de la rétention qu’un employeur effectuerait normalement. Vous devrez dans tous les cas demander conseil à votre comptable pour connaître les montants des impôts qui s’appliquent à votre cas, en fonction de votre lieu de résidence.

9. Calculez Vos Marges Brutes

Améliorer la marge brute des ventes générées par votre magasin est la première chose que vous devez réaliser pour améliorer votre revenu en général. Pour calculer votre marge bénéficiaire brute, vous devez connaître les coûts subis pour produire votre produit. Pour mieux comprendre cela, définissions rapidement le coût des marchandises vendues et la marge bénéficiaire brute.

Coût des marchandises vendues (ou COGS en anglais [Cost of Goods Sold]) : Représente les frais directs subis par une entreprise pour la production de ses produits. Cela comprend le coût des matériaux ainsi que les frais de main-d’œuvre directe.

Marge Bénéficiaire Brute : Représente le chiffre d’affaires total des ventes qui est conservé une fois que l’entreprise s'est acquittée du paiement de tous les coûts directs liés à la production du produit ou du service.

Voici comment vous pouvez calculer la marge brute :

Marge Bénéficiaire Brute (%) = (Chiffre d'affaires - Coût des marchandises vendues)/Chiffre d'affaires

La différence entre le prix auquel vous vendez un produit et les coûts nécessaires à sa production représente ce que l’entreprise gagne réellement, et c'est ce qui détermine votre capacité « à garder vos portes ouvertes ».

10. Réévaluez Constamment Vos Méthodes

Lorsque vous démarrez, vous pourriez choisir d’utiliser une simple feuille de calcul pour gérer vos livres ; mais à mesure que votre entreprise s’élargit, vous pourriez considérer d’autres méthodes comme Quickbooks ou Bench. À mesure que votre entreprise continue de s’élargir, il serait judicieux de réévaluer en permanence le volume de temps que vous consacrez à la gestion de vos livres, et combien ce temps coûte à votre entreprise. La bonne solution de comptabilité vous permettra d’investir plus de temps dans la gestion de votre entreprise et moins de temps dans la gestion de la comptabilité ; et probablement, d’économiser de l’argent à l’entreprise. Gagnant-gagnant !

Conclusion

Monter son entreprise peut être un processus difficile, mais si vous suivez cette liste, vous aurez les finances de votre nouveau magasin en ordre dès le début. De l’ouverture du bon type de compte bancaire, au calcul de la marge que vous allez gagner par produit, ces tâches vont toutes contribuer au succès de votre entreprise ; maintenant, et dans le futur, à mesure que vous développez vos affaires.

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